При подготовке бюджета предприятия задача заключается в том, чтобы составить общий бюджет, который количественно определяет запланированные результаты деятельности предприятия в целом на бюджетный период.
До того как будет составлен общий бюджет, необходимо сначала подготовить функциональные бюджеты. "Функциональным бюджетом" является бюджет доходов или расходов для конкретной функции предприятия (например, программа сбыта, производственный план, бюджет трудовых ресурсов и т.д.)
Все эти бюджеты являются взаимосвязанными, так как подготовка одного бюджета зависит от другого (например, нельзя точно составить производственный план до тех пор, пока не определен бюджетный уровень запаса готовых изделий, наличие которого позволит обосновать графики основного производственного процесса).
Программа сбыта
Для многих предприятий подготовка бюджета начинается с прогнозирования объема продаж. И именно этот аспект процесса составления бюджета наиболее часто вызывает затруднение.
Однако не смешивайте прогнозы с бюджетами. Прогноз - это предсказание будущих событий или обстоятельств, в то время как бюджет представляет собой план на будущее, который определяется руководством в качестве цели. Прогнозы часто используются как основа для подготовки бюджета, но их не надо путать с самими бюджетами.
Программа сбыта включает процесс согласования информации сверху с данными, поступающими снизу. В первом случае высшее руководство принимает решение по поводу необходимых уровней объема продаж, и затем этот количественный показатель доводится до различных подразделений торговой организации. В последнем случае оценки поступают от отдельных менеджеров по продажам через их руководителей высшему руководящему звену, которое затем может предпринять любые меры, необходимые для уменьшения любых расхождений между двумя потоками информации. На практике принятие программы сбыта (как, впрочем, и других функциональных бюджетов) часто является компромиссом между двумя уровнями руководства. Процесс составления планов зачастую включает проведение большого количества переговоров до того момента, пока не будет согласован бюджет, удовлетворяющий все стороны.
Во многих организациях прогнозирование объема продаж является главной задачей, близкой к области маркетинговых исследований.
Бюджет затрат на рекламу и маркетинг
После составления программы сбыта можно непосредственно приступить к подготовке бюджета затрат на сбыт и маркетинг.
Бюджет расходов на рекламу часто рассматривается высшим руководством в качестве вопроса, составляющего политику компании. Он может представлять собой процент от запланированного объема продаж, соотноситься с суммой, расходуемой конкурентами, или определяться на основе денежных ресурсов, имеющихся в наличии.
Ожидаемые затраты на реализацию единицы продукции должны быть также установлены и использованы при определении уровня предполагаемого объема продаж. В данном случае важным фактором может оказаться географическое распределение продаж.
Производственный план (план выпуска)
План производства составляется обычно сразу после подготовки программы сбыта. На "рынке продавцов", однако, необходимо определять максимальный объем производства, который может быть достигнут, и ориентировать объем продаж на этот показатель.
Иногда составляется бюджет готовых изделий в качестве связующего звена между удовлетворением потребительского спроса (предусмотренного в программе сбыта) из запаса готовых изделий и производственным планом, который обеспечивает пополнение запаса готовых изделий.
Бюджет затрат на материалы основного производства
На предприятиях, производящих стандартные изделия, специфицированные нормы расхода материалов, относящиеся к данным в производственном плане, образуют основу бюджета затрат на материалы основного производства.
В отраслях, производящих продукцию по отдельным заказам, составление бюджета на материалы является делом намного более сложным и основывается на программе сбыта и опыте предыдущих лет относительно потребностей в материалах.
Бюджет затрат на приобретение материалов (закупок)
Бюджет затрат на приобретение готовится на основе бюджета затрат на материалы основного производства. Он должен учитывать уровень запасов сырья, необходимого в течение всего бюджетного периода, объем производства материалов внутри предприятия и заказы, размещенные до начала бюджетного периода.
Бюджет прямых затрат труда
В отраслях производящих стандартные изделия, определяются потребности в прямых трудозатратах на единицу продукции и на основе этих данных устанавливаются потребности в суммарных затратах труда.
Отрасли, производящие продукцию по отдельным заказам, испытывают значительно больше затруднений при планировании потребностей в прямых трудозатратах. Бюджет прямых трудозатрат может быть подготовлен на основе книги заказов при условии ее достаточной полноты, в противном случае может возникнуть необходимость составления бюджета на основе процента от общей стоимости запланированных продаж.
Бюджет производственных накладных расходов
Бюджет производственных накладных расходов показывает накладные расходы относительно объема производства с анализом их постоянных и переменных элементов.
Бюджет административных затрат
Бюджет административных затрат готовится с распределением на постоянные, переменные и частично переменные затраты (например, арендная плата и коммунальные платежи, зарплаты директоров и т.д.).
Бюджет затрат на исследования и разработки
На некоторых предприятиях, особенно быстроразвивающихся "высокотехнологических", этот бюджет характеризуется очень значительными расходами, и успех компании часто можно приписать удачной работе ее отдела исследований и разработок.
Бюджет капитальных затрат (инвестиционный бюджет)
Бюджет капитальных затрат является планом капитальных затрат и долгосрочных финансовых вложений, как правило, готовится на более продолжительный период, чем остальные бюджеты. Этот период обычно составляет пять или десять лет. Затем этот бюджет подразделяется на годовые бюджеты.
Этот бюджет должен быть увязан с текущими производственными планами, будущим объемом производства и долгосрочным развитием предприятия и отрасли в целом.
Финансовый бюджет
Финансовый бюджет является планом денежных поступлений и расходов, движения всех ликвидных ресурсов (оборотных средств) и текущих обязательств предприятия на бюджетный период.
Общий (сводный) бюджет
Общий бюджет является бюджетом всего предприятия и готовится путем сведения общих данных всех функциональных бюджетов в совокупный бюджет. Общий бюджет обычно составляется в виде счета прибылей и убытков предприятия вместе с соответствующим балансом и отчетами о движении денежных средств.